Att ta emot en felaktig faktura kan vara frustrerande och tidskrävande. Men det finns steg du kan ta för att bestrida fakturan och lösa problemet. Här är några tips för att hantera en felaktig faktura:
- Kontrollera fakturans innehåll noggrant. Innan du agerar är det viktigt att du verifierar fakturans innehåll. Se till att alla priser, datum och produkter är korrekta och stämmer överens med det avtal du har med leverantören. Om du upptäcker några felaktigheter, notera dem noggrant och kontakta sedan leverantören för att lösa problemet.
- Kommunicera med leverantören. När du har identifierat felaktigheterna är det dags att ta kontakt med leverantören. Skicka ett e-postmeddelande eller ring dem för att påpeka problemet. Var tydlig och specifik om vilka delar av fakturan som är felaktiga och varför. Om möjligt, skicka även med bevis på varför du anser att fakturan är felaktig. OBS! Spara all kommunikation om möjligt. Spara mail och korrespondens, spela in överenskommelser etc.
- Ge en rimlig tid för åtgärd. Efter att ha kontaktat leverantören, ge dem tillräckligt med tid för att korrigera fakturan. Ge dem en rimlig tidsram, vanligtvis cirka 14 dagar, för att genomföra korrigeringar och återkomma till dig med en uppdaterad faktura. Var också tydlig med att du inte kommer att betala fakturan förrän den är korrekt.
- Följ upp. Om leverantören inte åtgärdar problemet inom den givna tidsramen, är det dags att ta kontakt igen. Var artig men bestämd i din kommunikation. Påminn dem om den ursprungliga fakturan, och var tydlig med att du inte kommer att betala förrän problemet är löst.
- Be om hjälp från en expert. Om du inte kan lösa problemet med leverantören kan du be om hjälp från en jurist eller en rådgivare. De kan hjälpa dig att skriva ett formellt brev som bestrider fakturan och förklarar varför den är felaktig. De kan också ge dig råd om hur du kan gå vidare om leverantören fortfarande inte agerar.
Sammanfattningsvis, om du får en felaktig faktura är det viktigt att verifiera fakturans innehåll, ta kontakt med leverantören, ge dem tid att korrigera felet och följ upp om problemet inte löses. Om du behöver hjälp, tveka inte att ta kontakt med en jurist som är expert inom ämnet. Genom att ta dessa steg kan du lösa problemet och undvika onödiga kostnader.
Vi erbjuder flera helhetslösningar, både förebyggande och reaktiva som anpassas efter ditt behov. Tveka inte höra av dig om du fått en faktura som du inte känns vid!